9월은 학원 장부가 1년 중 가장 어지러워지는 달입니다. 2학기 반이 새로 편성되면서 교재를 한꺼번에 들이고, 겨울방학 특강 모집 광고가 동시에 나가고, 레벨테스트 인원이 늘면서 단기 강사가 붙습니다. 세 가지 큰 지출이 한 달에 겹치는 셈인데, 정작 이 시기 증빙이 가장 많이 빠집니다.
학원 상담을 다니면서 가장 자주 보는 장면은 이렇습니다. 교재 매입은 거래처 통장으로 나갔고, 광고비는 대표님 개인카드로 결제했고, 단기 강사료는 현금으로 건넸습니다. 세 건 모두 실제로 지출한 돈인데 장부에는 없습니다. 그러면 그 금액만큼 소득으로 남아 다음 5월에 세금으로 돌아옵니다.
이 글은 강남구 영어학원 세무기장을 맡을 때 매달 대조하는 항목을 교재비·광고비·임차료 순서로 정리한 것입니다. 수강료가 면세라서 "우리는 부가세를 안 내니 장부가 단순하다"고 생각하기 쉬운데, 실제로는 면세사업자일수록 비용 증빙이 세금을 좌우합니다. 매입세액공제로 돌려받는 구조가 없으니 경비 하나하나가 그대로 소득세에 반영되기 때문입니다.
영어학원 수강료는 면세인데, 교재비도 면세인가요
가장 많이 받는 질문이고, 가장 많이 잘못 처리되는 부분입니다. 강남구 영어학원 세무기장의 첫 단계도 이 구분을 확정하는 일입니다. 결론부터 말하면 수강료와 교재비는 성격이 다릅니다.
학원법에 따라 등록한 학원이 제공하는 교육용역은 부가가치세 면세로 봅니다. 여기까지는 대개 알고 계십니다. 그런데 교재는 교육용역이 아니라 재화의 공급입니다. 수강료에 포함되어 일체로 제공되는 주된 교재인지, 아니면 수강생에게 별도로 값을 받고 파는 물건인지에 따라 결론이 갈립니다. 별도로 대가를 받고 판매하는 형태라면 과세 대상으로 볼 여지가 커지고, 그러면 면세와 과세를 함께 하는 겸영사업자가 됩니다. 실제 계약과 수납 방식에 따라 판단이 달라질 수 있으므로 단정하기는 어렵고, 학원마다 구조를 확인해 보아야 합니다.
학원 수납 항목별 과세·면세 성격| 수납 항목 | 부가세 성격 | 장부에서 확인할 점 |
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| 월 수강료 | 교육용역 — 면세 | 선납·분기납을 받은 달에 전액 매출로 올리면 기간 귀속이 어긋남 |
| 교재비(별도 수납) | 재화 공급 — 과세로 볼 여지 | 매입 교재와 판매 교재 수량이 맞는지 대조 필요 |
| 교재비(수강료 포함) | 일체로 제공된 주된 교재는 면세로 볼 여지 | 포함이라면 안내문·영수증에 그 사실이 드러나야 함 |
| 레벨테스트·입학테스트비 | 교육용역에 부수하는지 검토 | 소액이라 수납 기록만 있고 매출에 안 잡히는 경우 다수 |
| 특강·캠프비 | 교육용역 — 면세 범위 검토 | 기간이 걸쳐 있으면 귀속 시기 조정 |
| 셔틀버스 이용료 | 교육용역과 별개 — 성격 확인 필요 | 실비 수준인지, 별도 대가인지에 따라 달라짐 |
| 온라인 강의·구독 | 제공 형태에 따라 판단 | 국내외 플랫폼 경유 시 정산서 보관 |
겸영이 되면 매입세액을 안분해야 합니다
교재 판매로 과세 매출이 생기면, 학원 전체에 공통으로 들어간 매입세액을 과세·면세 비율로 안분해야 합니다. 이걸 안 하고 전부 면세로 두면 과세 매출 신고가 빠지고, 반대로 전부 과세로 두면 공제받지 못할 것을 공제하게 됩니다. 어느 쪽이든 나중에 정정하면서 가산세가 붙습니다.
면세사업자는 2월 10일에 사업장현황신고를 합니다
부가세 신고는 없지만 그 대신 연 1회 사업장현황신고가 있습니다. 여기에 적는 수입금액이 5월 종합소득세 신고와 맞물리므로, 두 숫자가 어긋나면 소명 요구가 들어옵니다. 겸영이 되었다면 부가세 신고 의무도 함께 생깁니다.
영어학원 경비는 어디까지 인정되나요
면세사업자라도 경비 증빙 규칙은 똑같이 적용됩니다. 한 건 3만 원을 넘는 지출은 적격증빙을 받아 두셔야 하고, 받지 못하면 증빙불비가산세 2%가 붙습니다. 아래는 강남구 영어학원 세무기장에서 매달 대조하는 항목입니다.
영어학원 대표 경비와 증빙 형태| 경비 항목 | 증빙 형태 | 놓치기 쉬운 지점 |
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| 교재·부교재 매입비 | 세금계산서 | 학기 초에 몰려서 들어오는데 반품·재고가 정리되지 않음 |
| 강사료(한국인·원어민) | 원천세 신고 + 지급명세서 | 현금으로 건넨 단기 강사료가 신고에서 빠짐 |
| 임차료·관리비 | 세금계산서 | 전대차·상가 관리단 납부분은 명의 확인 필요 |
| 온라인 광고비 | 세금계산서 또는 사업용카드 | 대표 개인카드 결제분이 누락 1순위 |
| 전단·현수막·간판 제작비 | 세금계산서 | 현장 결제 후 간이영수증만 받아 오는 사례 |
| 셔틀버스 임차료·기사 인건비 | 세금계산서 / 원천세 신고 | 차량 유지비와 기사 급여가 섞여 기록됨 |
| 전기·수도·냉난방비 | 세금계산서 또는 지출증빙 | 건물 공용분 배분 기준 확인 |
| 배상책임보험·학원 의무보험 | 납입증명 | 연납하면 기간 배분 여부 확인 |
| 복사기·정수기 렌탈료 | 세금계산서 | 자동이체라 존재를 잊는 항목 |
| 인테리어·시설 투자 | 세금계산서 | 금액이 커서 감가상각 대상 — 뒤에서 따로 다룹니다 |
대표적인 누락 3종 — 이것만 챙겨도 달라집니다
첫째 대표님 개인카드로 결제한 광고비, 둘째 현금으로 건넨 단기 강사료, 셋째 학기 초 교재 매입 중 거래명세서만 받고 세금계산서를 받지 않은 건입니다. 세 가지 모두 이미 나간 돈이라 되살리기만 하면 됩니다. 없는 비용을 만들라는 이야기가 아니라, 나간 돈을 제자리에 올려 두자는 말씀입니다.
홈택스에 사업용 신용카드를 등록해 두세요
카드를 등록해 두면 사용 내역이 자동으로 모입니다. 학원은 소액 결제가 많은 업종이라 효과가 특히 큽니다. 전자세금계산서와 지출증빙용 현금영수증까지 세 가지가 습관이 되면 누락이 절반 이하로 줄어듭니다.
모집 시즌 광고비, 무엇을 남겨 두어야 하나요
강남구 영어학원 세무기장에서 계절 편차가 가장 큰 항목이 광고비입니다. 학원 광고비는 한 해 지출 중 비중이 크고, 몰리는 시기가 정해져 있습니다. 2월 신학기, 6~7월 여름방학, 9월 2학기, 11~12월 겨울방학 모집이 큰 네 번의 고비입니다. 이 시기에 쓰는 돈은 성격이 제각각이라 한 줄로 뭉쳐 놓으면 나중에 무엇이 무엇인지 알 수 없게 됩니다.
학원 모집 광고비의 형태별 증빙| 광고 형태 | 결제 경로 | 증빙과 주의점 |
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| 네이버·카카오 검색광고 | 대행사 또는 직접 결제 | 세금계산서 수취 — 대행 수수료와 매체비 구분 |
| 인스타·유튜브 등 해외 매체 | 카드 결제 | 국내 세금계산서 미발행 — 인보이스 별도 보관 |
| 지역 커뮤니티·맘카페 배너 | 개인 대상 계좌 이체가 많음 | 사업자 여부 확인, 미등록자면 증빙 형태 협의 |
| 전단·리플릿 인쇄와 배포 | 인쇄소 세금계산서 / 배포 인력 | 배포 아르바이트는 인건비 신고 대상 |
| 현수막·간판 | 제작 세금계산서 | 옥외광고물 관련 비용은 별도 항목으로 관리 |
| 설명회 대여·다과 | 대여료 세금계산서, 카드 | 기업업무추진비와 광고선전비 성격 구분 |
| 체험수업 교재 무료 제공 | 매입 세금계산서 | 판매가 아닌 판촉 사용분은 별도 표시 |
첫째 실수 — 광고비를 대표 개인카드로 결제하는 것
급하니까 개인카드로 긁고 나중에 정리하자고 미루면, 대개 정리되지 않습니다. 사업 관련성을 나중에 입증하는 일이 번거롭고, 금액이 크면 그만큼 소득이 부풀어 보입니다. 광고비만이라도 사업용카드 한 장으로 통일해 두시면 그 달 마감이 훨씬 간단해집니다.
둘째 실수 — 개인에게 이체한 홍보비를 그냥 두는 것
지역 커뮤니티 운영자나 개인 블로거에게 계좌로 보낸 돈은 증빙이 없으면 경비로 인정받기 어렵습니다. 상대가 사업자면 세금계산서를, 개인이면 원천징수와 지급명세서로 정리하는 방식을 상황에 따라 결정해야 합니다. 보내기 전에 한 번 물어보시는 게 사후 정리보다 훨씬 쉽습니다.
실무 팁 — 광고비는 "모집 기수별"로 묶어 두세요
겨울방학 모집에 얼마를 썼고 등록이 몇 명 붙었는지를 기수별로 묶어 두면, 그 자체가 경영 지표가 됩니다. 저희가 매월 보내 드리는 예상세금·손익 리포트에서도 광고비 대비 등록 추이를 같이 보실 수 있게 항목을 나눠 잡아 드립니다.
영어학원 강사료는 3.3%로 신고해도 되나요
학원에서 세금 문제가 실제로 크게 터지는 지점은 대개 인건비입니다. 3.3% 사업소득으로 처리하는 것 자체가 문제는 아니지만, 실질이 근로자인데 3.3%로 처리한 경우에는 4대보험 소급 추징 위험이 있습니다. 정해진 시간표대로 우리 교실에서 우리 교재로 수업하고 월 고정액을 받는 강사라면 프리랜서로 유지하기가 쉽지 않습니다.
학원 인력 형태별 신고 방식| 인력 형태 | 학원에서 주로 맡는 일 | 신고 방식 | 주의할 점 |
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| 정규 강사(근로소득) | 정규 시간표 담임, 커리큘럼 운영 | 매월 원천세, 근로소득 간이지급명세서 | 4대보험 사업장 가입 대상 |
| 프리랜서 강사(3.3%) | 특강·단기 클리닉, 외부 원어민 파견 | 매월 원천세, 사업소득 간이지급명세서 매월 말일 | 근로자성은 종합 판단 — 계약 형태에 따라 달라짐 |
| 데스크·상담 직원 | 상담, 수납, 학사 관리 | 근로소득 원천징수 | 주 15시간 미만 등 예외 여부 확인 |
| 채점·보조 아르바이트 | 시험 채점, 교재 준비 | 근무 형태에 따라 근로 또는 일용 | 단기라도 지급명세서 대상 |
| 셔틀버스 기사 | 등하원 운행 | 근로 또는 도급 — 계약 확인 | 차량 소유 주체에 따라 비용 처리가 달라짐 |
미신고 인건비는 경비가 아닙니다
현금으로 건넨 단기 강사료를 신고하지 않으면 그 금액은 경비로 인정받기 어렵습니다. "인건비 신고가 곧 경비"라는 말이 여기서 나옵니다. 신고를 미루는 것은 절세가 아니라 그만큼 소득세를 더 내는 선택입니다.
근로자를 쓰면 4대보험 사업장 가입 대상입니다
주 15시간 미만 등 일부 예외를 빼면 근로자 1인 이상이면 사업장 가입 의무가 생깁니다. 소규모 사업장 보험료 지원 제도가 있지만 요건과 지원 기간은 시점 기준으로 확인해야 합니다. 가입 전에 해당 여부를 같이 보시는 편이 좋습니다.
인테리어와 시설 투자는 그 해에 전부 비용이 되나요
강남구 영어학원 세무기장에서 금액이 가장 크게 움직이는 항목이기도 합니다. 학원은 교실 확장이나 리모델링에 한 번에 큰 돈이 들어가는 업종입니다. 이 금액을 어떻게 처리하는지에 따라 그 해 세금이 꽤 달라집니다. 거래 단위 100만 원 이하 자산은 취득한 해에 바로 비용으로 넣을 수 있지만, 그 이상은 자산으로 올려 정해진 기간에 나누어 감가상각합니다.
영어학원이 1년 동안 챙겨야 하는 신고 일정| 시기 | 해야 하는 일 | 비고 |
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| 매월 10일 | 전월 급여·강사료 원천세 신고·납부 | 반기납부 승인 시 7월 10일·1월 10일 |
| 매월 말일 | 사업소득 간이지급명세서 제출 | 프리랜서 강사가 있으면 필수 |
| 매월 | 근로소득 간이지급명세서 제출 | 2026년 1월부터 매월 제출 |
| 2월 10일 | 면세사업자 사업장현황신고 | 수입금액이 5월 신고와 맞물림 |
| 1월 25일 / 7월 25일 | 부가세 확정신고 | 교재 판매 등 과세 매출이 있어 겸영이 된 경우 |
| 5월 31일 | 종합소득세 신고 | 성실신고확인 대상은 6월 30일 |
| 11월 | 종합소득세 중간예납 | — |
| 연 1회 | 고정자산·감가상각 정리 | 인테리어·비품·차량 대장 갱신 |
업무용 승용차는 한도가 있습니다
학원 명의 승용차의 감가상각은 연간 800만 원 한도가 적용되고, 관련 비용을 인정받으려면 운행기록부 요건을 갖춰야 합니다. 셔틀버스처럼 승합 형태인 경우와 처리가 달라지므로 차종과 등록 명의를 먼저 확인해야 합니다.
놓친 경비는 5년까지 돌아볼 수 있습니다
이전 신고에서 빠뜨린 인테리어 비용이나 교재 매입, 광고비가 있다면 경정청구로 5년까지 정정을 검토할 수 있습니다. 다만 증빙이 남아 있어야 하므로, 세금계산서와 계약서를 연도별로 보관해 두시는 것이 전제입니다.
실무 팁 — 학기 초 교재는 매입·판매·재고 세 줄로
학기 초에 들어온 교재를 매입 한 줄로만 적어 두면 연말에 재고가 얼마인지 알 수 없습니다. 매입 수량, 수강생에게 나간 수량, 남은 수량 세 가지를 간단한 표로만 유지해도 매출원가가 정확해지고 겸영 안분 근거도 생깁니다.
같은 학원 업종을 다룬 칼럼도 함께 보시면 좋습니다. 영등포구 영어학원 — 강사료·3.3% 원천세, 경기광주시 영어학원 — 수강료 매출과 현금영수증, 서울중구 영어학원 — 법인전환 검토 시점에서 다른 축을 다뤘습니다.
아래는 강남구 영어학원 세무사를 찾아 상담을 주신 원장님들께 실제로 자주 받는 질문입니다.
자주 받는 질문
Q. 교재비를 수강료에 포함해서 받으면 부가세 문제가 없어지나요
A. 수강료에 포함되어 일체로 제공되는 주된 교재라면 면세로 볼 여지가 있고, 별도로 대가를 받고 판매하는 형태라면 과세 대상으로 볼 여지가 큽니다. 다만 안내문과 영수증, 실제 수납 방식이 일관되어야 하고 개별 사안에 따라 판단이 달라질 수 있으므로, 구조를 먼저 확정하고 1년간 같은 기준으로 처리하는 것이 안전합니다.
Q. 선납으로 6개월치 수강료를 받았습니다. 받은 달 매출로 다 잡아야 하나요
A. 받은 시점에 전액을 매출로 올리면 그 달 소득이 부풀고, 이후 달은 비어 보입니다. 용역 제공 기간에 맞춰 나누는 것이 원칙에 가깝고, 중도 환불이 생기면 정정도 필요합니다. 선납 비중이 큰 학원은 이 처리만 정리해도 월별 손익이 훨씬 읽을 만해집니다.
Q. 원어민 강사를 3.3%로 처리하고 있는데 괜찮을까요
A. 국적과 무관하게 실질로 판단합니다. 정해진 시간표대로 우리 교실에서 근무하고 월 고정액을 받는다면 근로자로 볼 여지가 커집니다. 비자 형태와 파견 계약 구조에 따라서도 달라지므로 계약서를 보고 판단해야 합니다. 전환하는 경우의 총비용을 먼저 계산해 보시길 권합니다.
Q. 면세사업자인데 세금계산서를 꼭 받아야 하나요
A. 네, 받아 두셔야 합니다. 면세사업자라 매입세액공제는 받지 못하더라도, 소득세 계산에서 비용으로 인정받는 근거가 필요합니다. 3만 원을 넘는 지출은 적격증빙이 원칙이고, 미수취하면 증빙불비가산세가 붙습니다.
Q. 학원을 한 곳 더 열 계획인데 기장은 어떻게 나뉘나요
A. 사업장을 추가하면 장부도 사업장 단위로 관리해야 하고, 인력·임차료·광고비를 어느 사업장 비용으로 볼지 기준이 필요합니다. 규모가 커지면 법인 전환 검토 시점이 되기도 합니다. 강남구 영어학원 세무사를 알아보고 계신다면 두 번째 원 개원 시점을 알려 주시면 그때 맞춰 구조를 같이 짜 드립니다.
1분 자가진단 — 지금 장부가 제대로 돌고 있나요
□교재비를 별도로 받는데 전부 면세로 처리하고 있다
□선납 수강료를 받은 달에 전액 매출로 잡고 있다
□광고비를 대표 개인카드로 결제한 건이 있다
□현금으로 건넨 단기 강사료가 신고에서 빠져 있다
□학기 초 교재 매입 중 세금계산서를 못 받은 건이 있다
□인테리어·비품 등 고정자산 대장이 따로 없다
□올해 예상세금을 미리 들어본 적이 없다
체크가 2개 이상 걸리면, 다음 신고에서 세금이 늘어날 가능성이 있는 상태입니다. 한 번 점검해 보시는 편이 좋습니다.
두 개 이상 체크되셨다면 이미 나간 돈이 장부 밖에 남아 있을 가능성이 있습니다. 강남구 영어학원 세무기장에서 저희가 첫 달에 하는 일도 이 목록을 하나씩 닫는 작업입니다. 강남구 영어학원 세무사를 비교하실 때도 "매달 무엇을 확인해 주는가"를 먼저 물어보시는 편이 좋습니다.
※ 자체 실적 기준
위너세무회계 세무기장, 이렇게 다릅니다
전국 100% 온라인 기장
카톡으로 자료만 보내 주시고 홈택스 수임동의만 해 주시면, 어느 지역이든 다음 달부터 바로 시작됩니다.
매월 예상세금 리포트
사업분석·매출매입·예상부가세·매출장매입장·부가세 신고분석을 매달 정리해 보내 드립니다.
담당 세무사 단톡방 실시간 응답
상담원이 아니라 담당 세무사가 직접 들어가 있는 단톡방에서 바로 답을 드립니다.
업종별 맞춤 기장
업종마다 매출이 들어오는 경로와 경비 구조가 달라서, 계정과목과 점검 항목을 업종에 맞춰 짭니다.
법인전환·MSO 컨설팅까지
규모가 커지는 시점에 법인 전환이 유리한지, 구조를 어떻게 잡을지 함께 검토합니다.
세무조사 사전 진단·대응
조사 위험이 높은 항목을 미리 짚고, 실제 조사 대응까지 대표세무사가 직접 붙습니다.
기장 상담은 무료입니다 — 대표세무사가 직접 봅니다
지금 쓰고 있는 장부를 그대로 보내 주셔도 됩니다. 어디서 세금이 새고 있는지, 무엇부터 고치면 되는지 먼저 확인해 드립니다. 기장료는 업종과 거래 규모에 따라 달라지므로 무료 상담에서 견적으로 안내드립니다. 강남구에서도 카톡 자료 전달과 홈택스 수임동의만으로 시작됩니다. 강남구 영어학원 세무사를 알아보고 계셨다면 부담 없이 물어보시면 됩니다.
위너세무회계 · 대표세무사 나승리 직접 검토·직접 상담
TEL 031-546-8146
이메일 winner1008@winnertax.kr
경기도 수원시 영통구 하동 1016-1, 2210~2211호 (SK뷰레이크 · 광교중앙역 인근)
상담 시간 평일 09:00~22:00 (점심 12~13시) · 주말·공휴일 근무
대표세무사 방문 상담은 사전 예약으로 전국 가능합니다.
※ 본 칼럼은 일반적인 세무 정보를 제공하기 위한 세무 광고이며, 개별 사안에 대한 세무자문을 대체하지 않습니다. 본문의 사례와 금액은 이해를 돕기 위한 각색 예시이고, 실적 수치는 자체 실적 기준입니다. 세법의 요율·기준금액·한도·공제 요건은 수시로 바뀌므로 반드시 신고 시점 기준으로 확인하셔야 합니다. 절세에 관한 서술은 이미 지출했는데 장부에서 빠진 비용을 제대로 챙기자는 뜻이며, 없는 비용을 만들라는 의미가 아닙니다. 개별 사업장의 결과를 보장하지 않습니다.
